履歴書に送付状は必要なの？
看護師として就職・転職するとき、病院へ履歴書をどのように送付するか迷う方が多いのではないでしょうか。
特に送付状は必要なのか必要ないのかを迷うことがあると思います。
送付状のケース別の書き方や郵送方法を紹介します。
送付状とは
履歴書や職務経歴書を送付する場合、送付状を準備しましょう。
送付状とは、応募先の病院へ履歴書などの必要書類を郵送するときに同封する書類のことです。
送付状は、添え状やカバーレターとも呼ばれています。
送付状が必要ない場合
送付状が必要ない場合は、面接に履歴書を持参するケースです。
なぜなら、履歴書を手渡しする場合、応募書類を一覧にして掲示する必要はないからです。
履歴書などの必要書類のみクリアファイルに入れておきます。
送付状が必要な場合
送付状が必要な場合は、応募する病院に履歴書を郵送するときです。
履歴書を提出するときは、面接に直接持参したりデータで送る他、郵送での提出を求められることがあります。
その場合は、応募書類と一緒に送付状を同封しましょう。
送付状の必要性
送付状は、同封した内容物を一覧にして分かりやすくするといった配慮の意味もあります。
封筒を受け取った採用担当者が、誰からどんな書類が届いたのか、ひと目で確認することができます。
添え状を入れ忘れたとしても、合否に影響することはないので安心してください。
送付状だけ郵送しても意味はないので、後から送付状を送る必要はありません。
添え状の書き方＆ポイントとは？
添え状には用紙のサイズや書き方など、いくつか抑えておくべきポイントがあります。
送付状のサイズはA4で用意する
送付状は、他の応募書類と同じサイズで用意することをおすすめします。
ビジネス書類の基本はA4サイズなので、送付状もA4に合わせます。
パソコンでも手書きでも、横書きの文章に統一して、フォントは明朝体やゴシック体を使用しましょう。
履歴書の形式
履歴書の形式が指定されている場合は、履歴書に合わせてパソコンか手書きを選ぶと良いでしょう。
指定がない場合は、添え状の書き方はパソコン、手書きのどちらでも問題ありません。
添え状の形式によって、合否が決まることはありません。
しかし、添え状は第一印象を左右するものです。
手書きで用意する必要はないですが、マナーを守れなければ採用担当者の印象を下げてしまう可能性があります。
きちんとしたフォーマットで、マナーを守った添え状を準備しましょう。
送付状の書き方
送付状には、下記を記載します。
- 日付
- 宛名
- 本文
- 同封書類一覧
- 自分の名前と連絡先
日付は、記入日ではなくポストに投函する日を記載します。
宛名は省略せずに、正式名称を書くように注意しましょう。
送付状に志望動機や自己PRは必要ない
送付状は、同封した内容物を相手に伝える書面です。
自己紹介などを簡潔に書くのは良いですが、長々と志望動機や自己PRを書かないようにしましょう。
送付状の挨拶文とは？
送付状の挨拶文には、頭語・時候の挨拶、相手の発展を喜ぶ言葉を書きます。
文頭に頭語を書いた後、時候の挨拶を入れます。
日常生活ではあまり使用することのない言葉ですが、就職・転職活動のようなケースでは頻繁に使用されるため、使い方を理解しておくと良いでしょう。
拝啓の使い方
送付状の頭語には、基本的に「拝啓」が使われることが多いです。
「前略」は挨拶を省略する言葉なので、送付状ではなるべく避けましょう。
頭部と結語は組み合わせが決まっています。
「拝啓」には「敬具」と記載しましょう。
以下、挨拶文のテンプレートです。
「拝啓 貴院におかれましては、ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます。」
「拝啓 晩夏の候、貴院ますますご発展のこととお喜び申し上げます。」
「拝啓 初秋の候、貴クリニックますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」
時候の挨拶の選び方
履歴書を送付する季節に合った、時候の挨拶を取り入れましょう。
月によって言葉が変わるので、時期に合わせて言葉を使ってください。
以下、月別の時候の挨拶の例です。
1月：初春の候・厳冬の候
2月：立春の候・残寒の候
3月：早春の候・春陽の候
4月：陽春の候・春暖の候
5月：新緑の候・薫風の候
6月：初夏の候・梅雨の候
7月：盛夏の候・猛暑の候
8月：晩夏の候・残暑の候
9月：初秋の候・秋冷の候
10月：紅葉の候・秋涼の候
11月：晩秋の候・菊花の候
12月：初冬の候・師走の候
送付状の書き方例文
挨拶文の後は、本文と同封書類一覧を記載します。
本文には履歴書を書くことになった経緯を簡潔に書きます。
同封書類は箇条書きにして記載すると、相手により伝わりやすくなるでしょう。
最後は、「履歴書をご検討の程、何卒宜しくお願い申し上げます。」といった結びの挨拶を書きます。
ここからは、送付状の書き方例文を紹介します。
テンプレートを参考にして、送付状を書いてみましょう。
新卒の場合
私は、○○大学○○学部の○○ ○○と申します。
この度、貴院の新卒採用に応募したく、下記の応募書類をお送りいたします。
ご検討いただき、ぜひ面接の機会をいただけますと幸いでございます。
何卒、宜しくお願い申し上げます。
記
・履歴書1部
・成績証明書1部
転職の場合
この度、貴クリニックの中途採用試験にご応募したく、ご指定いただきました応募書類送付いたします。
1. 履歴書1部
2. 職務経歴書1部
以上2点を同封しております。
ご査収の程、何卒宜しくお願い申し上げます。
パート・アルバイトの場合
この度は、面接の機会をいただきまして誠にありがとうございます。
下記の通り、ご指定の応募書類を提出いたします。
・履歴書1部
ご検討の程、何卒宜しくお願い申し上げます。
病院履歴書の封筒の選び方＆送り方
せっかく送付状をしっかりと書くことができたとしても、封筒選びを間違ってしまうと印象を悪くしてしまう可能性があります。
ここでは履歴書の郵送に合った封筒の選び方などを紹介します。
封筒の選び方
封筒は、履歴書を二つ折りで入れられるA4サイズ（角型2号）の白い封筒を選んでください。
応募書類を入れるときは、茶封筒を選ぶのはなるべく避けましょう。
ここからは、履歴書用封筒の書き方を紹介します。
宛名と住所の書き方
封筒の表面には、応募する病院の宛名と住所を書きましょう。
封筒ペンには、黒の油性サインペンが適しています。
ペン先が太すぎたり細すぎると、読みにくいので注意が必要です。
右上には郵便番号、右側には住所、中央には宛名を書きます。
宛名や住所は必ず縦書きし、番地などはハイフンで省略せずに漢数字で書きましょう。
住所より宛名を少し大きめに書くと、バランス良く書くことが可能です。
御中と様の使い分け
宛先を書く際は、「御中」と「様」の使い分けに注意してください。
宛先が病院や部署の場合は「御中」、採用担当者の名前が宛先の場合は「様」と書きましょう。
履歴書在中の書き方
また、左側には「履歴書在中」と赤字で書き、定規で文字を四角で囲います。
自分で書くのが不安な方は、「履歴書在中」と書かれている履歴書用の封筒を買うことをおすすめします。
履歴書の入れ方
封筒への書類の入れ方、順番も意識する必要があります。
全ての応募書類は、クリアファイルにまとめて入れます。
上から、送付状、履歴書、職務経歴書、その他の書類の順番で封筒に入れましょう。
書類を手渡しする場合は添え状は不要で、同じ順番で書類をクリアファイルに入れます。
